Matriční knihy, do kterých se zapisuje narození, uzavření manželství, vznik registrovaného partnerství a úmrtí státních občanů ČR (dále jen „občan“), ke kterým došlo v cizině, vede  ..... doplnit

• území cizího státu,
• zastupitelském úřadu ČR,
• námořním plavidle nebo v letadle mimo území ČR,
• místě, které nepatří pod pravomoc žádného státu.

Do zvláštní matriky se zapisují i  partnerství občana vzniklá na území cizího státu.

Zápis do zvláštní matriky se provede i na základě protokolu o uzavření manželství v případě, že byl život snoubence přímo ohrožen, pokud k uzavření manželství došlo před velitelem námořního plavidla plujícího pod státní vlajkou ČR, velitelem letadla zapsaného v leteckém rejstříku v ČR nebo velitelem vojenské jednotky ČR v cizině, je-li alespoň jeden ze snoubenců občanem.

Zápis do zvláštní matriky se provede i z úřední povinnosti na základě údajů uvedených v cizozemském matričním dokladu, který zvláštní matrika obdrží podle mezinárodních smluv.

Žádost o zápis do zvláštní matriky se podává u zastupitelského úřadu ČR, u kteréhokoli matričního úřadu nebo u krajského úřadu, před nímž občan složil státoobčanský slib nebo učinil prohlášení o nabytí státního občanství ČR nebo i přímo zvláštní matrice.

O zápis narození do zvláštní matriky může požádat:

• Fyzická osoba, které se zápis týká nebo členové její rodiny (tj. manžel, rodiče, děti, prarodiče, vnuci, pravnuci) a sourozenci a zmocněnci těchto osob

O zápis uzavření manželství občana do zvláštní matriky může požádat:

• Fyzická osoba, které se zápis týká nebo členové její rodiny (tj. manžel, rodiče, děti, prarodiče, vnuci, pravnuci) a sourozenci a zmocněnci těchto osob.

O zápis registrovaného partnerství do zvláštní matriky může požádat:

• Fyzická osoba, které se zápis týká a zmocněnci těchto osob.

O zápis úmrtí občana do zvláštní matriky mohou požádat:

• Členové jeho rodiny (tj. manžel, rodiče, děti, prarodiče, vnuci, pravnuci) a sourozenci a zmocněnci těchto osob.
• Fyzická osoba, které jsou známy osobní údaje zemřelého, a která předkládá listiny potřebné k zápisu úmrtí.

K vyplněné a podepsané žádosti o zápis do zvláštní matriky je nezbytné připojit:

• cizozemský matriční doklad, který se týká matriční události (narození, uzavření manželství, uzavření registrovaného partnerství, úmrtí), která má být do zvláštní matriky zapsána, opatřeny náležitými ověřeními a úředním překladem do českého jazyka,
• doklad o státním občanství ČR osoby, které se zápis týká (občanský průkaz, cestovní pas, osvědčení o státním občanství ČR, případně listina o udělení státního občanství ČR).  Osvědčení o státním občanství ČR pro děti narozené v zahraničí, které nemají trvalý pobyt na území ČR vydává Úřad městské části Praha 1, odbor matrik, Vodičkova 18, Praha 1,
• plnou moc, vyřizuje-li žádost zplnomocněný zástupce s úředně ověřeným podpisem žadatele,
• další doklady potřebné k ověření správnosti matričních skutečností, nelze-li je prokázat výše uvedenými doklady
• u zápisu narození – oddací list rodičů, pravomocné rozhodnutí o povolení změny příjmení, doklad o určení otcovství apod.
• u zápisu manželství – dohodu o příjmení po uzavření manželství podepsanou oběma manžely (lze využít třetí stranu žádosti o zápis manželství do zvláštní matriky),
• u zápisu manželství, registrovaného partnerství – rodné list snoubenců/partnerů, pravomocné rozhodnutí soudu o rozvodu předchozího manželství u rozvedených, úmrtní list zemřelého manžela.

Zvláštní matrika provede zápis do matriční knihy a vydá matriční doklad po obdržení úplných podkladů do 30 dnů, v komplikovaných případech do 60 dnů.