Město vybralo zpracovatele nového webu

Výběru zhotovitele předcházela půlroční práce, neboť jsme se k tomu snažili přistoupit velmi zodpovědně. Do užšího výběru se dostaly dvě firmy – WEBHOUSE, s. r. o., a Galileo Corporation, s. r. o. 

Základní požadavky

Od začátku příprav bylo jasné, že je třeba původní web dost „překopat“ a navrhnout takovou strukturu, která bude logická. Pracovní skupina si stanovila rámcové cíle – mít na webu aktuální a podstatné informace přehlednou formou, odstranit zastaralé a neaktuální informace, zjednodušit a zpřístupnit administraci tak, aby si každý odbor mohl spravovat svou část. Umožnit získání zpětné vazby od občanů doplněním funkce Zeptejte se starosty. Splnit požadavek Akčního plánu 2019–2020 na integraci Klikacího rozpočtu města a samozřejmě dodržet legislativní podmínky. Dalším důležitým požadavkem bylo propojení služby Mobilní rozhlas a sociálních sítí. Snaha je také minimalizovat počet prokliků tak, aby se uživatel dostal k informacím co nejrychleji. 

Posouzení nabídek

Náklady na nový web tvoří dvě položky – cena za základní tvorbu stránek a roční poplatek za provoz. Rozdíl v cenových nabídkách na tvorbu webu nebyl velký. Časová náročnost na zpracování je obdobná. Bylo tedy nutné posoudit, který dodavatel lépe naplňuje požadavky, vyzkoušet redakční systém, ověřit reference a dodavatelský servis. Pomyslná ručička vah se přiklonila na stranu firmy Galileo.

Nakonec rozhodla cena provozu. Při přepočtu nákladů na pět let a zachování služby Mobilní rozhlas, kterou provozuje jiný dodavatel, se celkové náklady firmy Webhouse přehouply přes 400 tisíc korun. Naproti tomu firma Galileo nabízí alternativu ke zmíněné službě a navíc vše je plně automatizované. Zpráva publikovaná na webu se jednoduše propíše na sociální sítě i do aplikace v mobilním telefonu V OBRAZE. Toto řešení předpokládá přechod na jinou platformu. Finanční úspora je však velká, neboť náklady na provoz včetně zachování požadovaných funkcí jsou poloviční. 

Klikací rozpočet

Dalším argumentem pro Galileo bylo využití modulu Klikací rozpočet města. Tuto funkci firma Webhouse nenabízí, město by ji objednalo od třetí strany. Je výhodnější pracovat v jednom systému a navíc se nahraná data automaticky vloží na úřední desku a do povinně zveřejňovaných dokumentů. 

Časový plán

Po přidělení zakázky a vystavení objednávky se zahájí stavba webu. Nejprve se designuje vzhled stránek a po odsouhlasení grafického návrhu započne vlastní výroba. Tyto úkony zaberou zhruba dva měsíce. V květnu proběhne převod dat a doplnění informací a od června bude možné nový web testovat. Oficiální spuštění je plánováno na září 2021.

Zadávací podmínky, srovnání cenových nabídek a swot analýzu, výsledky průzkumu najdete níže ve formě přílohy. 

Online průzkum mezi občany

Než započne samotná stavba nového městského webu, bylo nutné zjistit, co vlastně lidem na tom současném nesedí a co si přejí změnit. Proto v lednu probíhal průzkum formou online dotazníku. Do ankety se zapojilo 67 respondentů a výsledky potvrdily naše předpoklady. Z odpovědí je patrné, že se do průzkumu zapojili lidé, kteří web města pravidelně navštěvují. Téměř 70 % respondentů bylo na webu v uplynulých dvou týdnech. Tento fakt je velmi podstatný, protože relevantní odpovědi mohou poskytnout pouze lidé mající s webem osobní zkušenost. Navíc se jednalo o aktivní občany, kteří se zapojují do dění ve městě a sledují práci radnice, což potvrdil fakt, že 88 % z nich využívá službu Mobilní rozhlas. 

Co hledáte?

Nejčastějším důvodem návštěvy jsou informace o dění ve městě a aktuality, dále lidé hledají kontakty na úřad a zajímají je zprávy z radnice. Druhou celkem vyrovnanou skupinu témat tvoří informace o poplatcích, úřední dokumenty a pozvánky na akce. Podle tohoto výsledku budeme plánovat rozvržení hlavní stránky, kde by se nově měly pod samostatnou záložkou zobrazovat aktuality, pozvánky a úřední deska.

Nespokojeni

Jasným potvrzením správnosti záměru modernizovat webové stránky města byl výsledek otázky na spokojenost – se současným webem je nespokojeno 49,3 % respondentů. Téměř polovina dotázaných lidí se vyjádřila takto radikálně. Plnou spokojenost vyjádřilo jen 4,5 % lidí a spíše spokojen byl zbytek respondentů.

Struktura a jasná orientace

Klíčový byl dotaz, co je podle vás na webu nejdůležitější. Na škále velmi – středně – málo lidé volili z nabídky pěti oblastí

1. Grafika a vzhled stránek
2. Navigace a jasná struktura, snadná orientace
3. Vyhledávání, když potřebujete rychle něco najít
4. Aktuálnost, aby informace nebyly zastaralé
5. Propojení informací s ostatními kanály (noviny, rozhlas, sociální sítě) 

Respondenti jednoznačně preferovali dobrou orientaci na stránkách a aktuálnost. Překvapivě vzhled dle průzkumu nehraje tak velkou roli, stejně tak i provázanost informací s novinami a sociálními sítěmi. A pochopitelně očekávají kvalitní vyhledávání – rychle najdu to, co hledám. 

Přehlednost na prvním místě

V otevřených otázkách měli lidé možnost vyjádřit své názory a napsat vlastní požadavky. Nejčastěji zaznívala žádost o vylepšení přehlednosti. Návštěvníci postrádají jasnou strukturu a do jisté míry i aktuálnost. Některé odpovědi byly velmi podrobné, lidé se jejich formulaci opravdu věnovali.

Je jasné, že nelze vyhovět všem přáním, proto je důležité se soustředit na podstatnosti a fungující administraci, která výrazně ovlivní aktuálnost stránek. 

Katalog služeb

Hodně diskutovaným tématem byl katalog služeb. Neexistuje funkční způsob, jak zajistit, aby tento seznam kontaktů byl vždy stoprocentně aktualizovaný. Většinu si vygooglíte rychleji, proto není nutné mít tuto funkci na webu města. Navíc správa je časově náročná a personálně zatěžuje. Z tohoto důvodu to pracovní skupina vyhodnotila jako nadbytečné. Cílem je mít na webu pouze informace vztahující se k městu, jeho fungování i rozvoji a dostupné dokumenty a podklady. 

Zprávy v mobilu

Příjemně nás překvapilo, že téměř 90 % respondentů průzkumu využívá službu Mobilní rozhlas. To nás utvrzuje v přesvědčení, že vedle nutnosti udržovat městský web aktualizovaný je třeba vybrané aktuální informace posílat lidem na jejich mobilní telefony.

Na závěr je třeba poděkovat všem, kteří věnovali svůj čas vyplnění dotazníků a sepsání doplňujících komentářů. Průzkum nám několik věcí ujasnil a ujistil nás, že se naše pracovní úvahy potkaly s požadavky občanů.